A utilização da Matriz de Eisenhower é um método simples, inteligente e de baixo investimento para melhorar a administração do tempo, priorizar as atividades e aumentar a eficiência dos processos.
A grande competitividade do mercado impõe, cada vez mais, que as empresas e seus colaboradores sejam mais eficazes e eficientes em seus processos. Esta situação gera demandas diversas que nos obrigam a realizar atividades de forma simultânea, gerando a necessidade de fazermos uma melhor administração do nosso tempo.
Neste contexto, a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão muito eficaz para a priorização das tarefas a serem realizadas, pois ela permite distinguir o que é importante e urgente, bem como o que pode esperar um pouco para ser feito, tornando-se vital para melhorar a eficiência gerindo melhor o tempo e aumentar a produtividade dos processos.
O que é a Matriz de Eisenhower?
Dwight D. Eisenhower, presidente dos Estados Unidos nos anos 50, era considerado um mestre na administração do tempo, tendo a capacidade de fazer tudo como e quando necessário. Certa vez, ele declarou que “as decisões mais urgentes raramente são as mais importantes e as decisões mais importantes raramente são as mais urgentes”.
Desta forma, Eisenhower classificou seus desafios como “urgentes e não urgentes” e “importantes e não importantes”, definindo que as atividades urgentes são as que têm apelo imediato e prazo definido, enquanto as atividades importantes são aquelas que impactam diretamente nos resultados que precisam ser cumpridos a logo prazo.
Metodologia da Matriz Eisenhower
O metodologia da matriz foca na priorização das tarefas com base na urgência e determinação das atividades que são importantes, distribuídas em quatro quadrantes, levando-se em consideração as seguintes visões:
Primeiro Quadrante - Urgente e importante: As tarefas vitais para a execução do processo, ou seja, as atividades prioritárias que têm um prazo a ser cumprido, lembrando-se que o não cumprimento poderá gerar impactos imediatos e a logo prazo.
Segundo Quadrante – Importante, sem urgência: As tarefas relacionadas ao alcance das suas metas, mas que têm um prazo maior para serem cumpridas ou que ainda não tenham prazos definidos para conclusão. As tarefas deste quadrante são aquelas que você poderá dedicar mais tempo sobre elas, pois já terá executado as atividades do primeiro quadrante.
Terceiro Quadrante - Urgente, mas sem importância: Em meio ao grande fluxo de trabalho e as diversas demandas atribuídas em nossas rotinas, é muito comum direcionarmos os nossos esforços para questões que surgem como urgentes, mas que, na verdade, não têm grande importância naquele momento. As tarefas deste quadrante devem ser bem analisadas, sendo muitas vezes melhor delegá-las a outra pessoa, para que você possa realizar as tarefas dos primeiros quadrantes.
Quarto Quadrante – Sem importância, sem urgência: Normalmente, as tarefas deste quadrante são aquelas que, em muitas situações, é melhor deixar para depois ou não as realizar, pois são atividades que não agregarão nada ao seu trabalho e não contribuirão com as suas metas e os resultados da sua empresa, mas concorrerão com o tempo que você dispõem para realizar, por exemplo, as tarefas do primeiro quadrante.
Independentemente do trabalho que estiver a sua frente, comece por distribuir as suas tarefas de acordo com o método de Eisenhower e depois decida como proceder. Geralmente, nós focamos demais no que é “urgente e importante”, naquilo que precisamos lidar imediatamente.
Nunca se esqueça que, apesar das atividades do segundo quadrante não serem de alta prioridade, elas são de extrema relevância para que as suas metas e os objetivos a longo prazo da sua empresa sejam alcançados, portanto, administre o seu tempo dedicando parte dele na realização destas atividades, para que elas não sejam esquecidas e se tornem urgentes.
Quando utilizar a Matriz de Eisenhower, pergunte a si mesmo: quanto vou dedicar às atividades que são importantes mas são urgentes? Quando vou reservar tempo para tratar das tarefas importantes antes que elas se tornem urgentes?
Finalizando, não se esqueça de manter a sua matriz sempre atualizada, pois as estratégias da sua empresa podem ser alteradas e, em consequência, surgirem novas demandas que mudarão os graus de importância e urgência das suas tarefas.
E aí? Você já utiliza a Matriz de Eisenhower para administrar o seu tempo e priorizar as suas tarefas? Comente aqui embaixo.
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Euler Gonçalves, mineiro de Belo Horizonte, especialista em Integração e Desenvolvimento e entusiasta por processos, atua como consultor em organizações, ministrando treinamentos e palestras nas áreas de conhecimento relacionadas com projetos, processos e gestão empresarial, participando da elaboração, implantação e gestão de projetos.
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