Delegar é a arte de saber atribuir a outra pessoa a responsabilidade de executar uma determinada tarefa ou atividade, sendo uma habilidade fundamental para líderes e gerentes em qualquer organização para a obtenção de importantes benefícios, principalmente, relacionados com a otimização de tempo, aumento da eficiência, desenvolvimento da equipe e foco nas competências.
Além dos benefícios já citados, delegar tarefas pode trazer muitos outros ganhos para a liderança e a própria equipe como um todo, destacando-se:
Focar em atividades de maior prioridade e importância;
Desenvolver habilidades em outros membros da equipe;
Aumentar a motivação e o engajamento da equipe;
Melhorar a colaboração e a comunicação entre a equipe;
Evitar a sobrecarga de trabalho e o estresse.
No entanto, é importante que esta ação seja realizada com muito cuidado e consideração para garantir que a delegação seja eficaz. De uma forma geral, aqui estão alguns cuidados a serem tomados ao delegar:
Definir Objetivos Claros
Inicialmente, você deve identificar as tarefas que podem e as que não podem ser delegadas e, além disso, visando evitar qualquer falha de entendimento, é fundamental definir de forma clara e específica os objetivos para a tarefa a ser realizada.
Escolher a Pessoa Certa
Em seguida, é extremamente importante escolher a pessoa certa para executar a tarefa. E para isso, é necessário que você avalie as habilidades, competências e experiências dos membros da equipe para determinar quem é a pessoa certa para determinada tarefa.
Observe que, na escolha da pessoa certa, você deve considerar o interesse e a motivação do indivíduo em relação à tarefa delegada.
Comunicar Claramente
Como em toda relação humana, o processo de delegação também exige uma comunicação eficaz e o uso de estratégias para definir expectativas, prazos e critérios de sucesso. Portanto, explique claramente a tarefa a ser executada, certificando-se de que a pessoa delegada compreenda plenamente o que está sendo pedido e o porquê.
Para conseguir maior assertividade, estabeleça um canal de comunicação aberto e encoraje a pessoa delegada a relatar o progresso, os desafios e os problemas enfrentados.
Fornecer Recursos e Apoio
Lembre-se que ao delegar uma tarefa, é necessário certificar-se que a pessoa delegada tenha as informações, recursos, ferramentas e treinamento necessários para realizar a tarefa com sucesso. Além disso, enquanto líder, você deve estar disponível para responder perguntas e fornecer orientações quando necessário.
Estabelecer prazos
Outra questão muito relevante, é o estabelecimento de prazos realistas para a conclusão da tarefa. Os prazos estabelecidos devem ser acordados com a pessoa delegada e terem o progresso acompanhado para garantir que sejam cumpridos.
Encorajar a Autonomia
Neste processo, a autonomia deve ser encorajada, portanto, dê espaço para a pessoa delegada tomar suas próprias decisões e abordar a tarefa à sua maneira, desde que esteja alinhada com as expectativas estabelecidas.
Monitorar e dar Feedback
A realização da tarefa deve ser monitorada e, quando necessário, um feedback construtivo deve ser dado em relação ao progresso percebido, de forma que, a pessoa delegada compreenda que é responsável pelo resultado final e tenha capacidade de fazer ajustes quando necessário.
Reconhecer e Recompensar
Uma boa prática de gestão é reconhecer e recompensar o bom desempenho e os resultados alcançados pelos membros da equipe que foram delegados com sucesso. Dar elogios, ou recompensas, bem como fazer reconhecimento público pelos resultados obtidos motivam as pessoas a fazerem suas atividades com assertividade e fortalecem o senso de responsabilidade e urgência na equipe.
Assumir a Responsabilidade
Mas, existe um detalhe no processo de delegação que deve sempre ser considerado. A pessoa que tem a autoridade para delegar ainda é responsável pelo resultado final, portanto, você deve ter disposição para assumir a responsabilidade em caso de problemas ou falhas.
Avaliar o aprendizado
Após a conclusão da tarefa delegada, faça uma avaliação para identificar as lições aprendidas e oportunidades de melhoria no processo de delegação.
Concluindo, delegar tarefas de forma eficaz envolve confiar na equipe, permitir o crescimento e desenvolvimento dos membros e otimizar a produtividade da organização. Ao seguir esses cuidados, você pode garantir que a delegação seja um processo eficiente e que contribua para o sucesso da sua equipe e da organização como um todo.
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Euler Gonçalves, mineiro de Belo Horizonte, especialista em Integração e Desenvolvimento e entusiasta por processos, atua como consultor em organizações, ministrando treinamentos e palestras nas áreas de conhecimento relacionadas com projetos, processos e gestão empresarial, participando da elaboração, implantação e gestão de projetos.
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