Inicialmente, se pensarmos friamente, nenhum dilema deveria existir entre o planejamento e a execução de um processo, por mais simples que ele seja. Principalmente, se considerarmos, por exemplo, a aplicação do ciclo de Deming, conhecido também como ciclo PDCA, uma ferramenta de gestão clássica, que tem como principal objetivo a melhoria contínua, consistindo numa sequência de quatro etapas cíclicas, isto é, Planejar, Executar, Verificar e Agir.
O ciclo PDCA é uma ferramenta lógica e intuitiva, que assegura maior qualidade à gestão. Entretanto, frente ao atual mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, as organizações e gestores são desafiados a criarem alternativas e rápidas soluções. Neste momento, surge o dilema, pois, muitas vezes, o gestor, confiando no próprio instinto e acreditando que planejar gera perda de tempo, já parte para o que podemos chamar de "fazejamento": começa a executar e "vai planejando" simultaneamente.
Apesar de ser possível atingir algum resultado, ao abrir mão do planejamento, o gestor não tem uma boa visão das principais etapas do processo, tampouco da coerência das atividades executadas, perdendo a oportunidade de otimizar os recursos e melhorar os resultados.
Além disso, sem o planejamento, os indicadores de desempenho, se existirem, não serão suficientes para o monitoramento e controle, significando que a fase de verificação também não existirá no processo.
Diante deste cenário, o ciclo do gerenciamento, praticamente, passará apenas pelas fases de Executar e Agir. Com isso, sem medições confiáveis, as tomadas de decisão do gestor serão sempre para "apagar incêndio", ou seja, para o contingenciamento de problemas e desvios não identificados previamente, comprometendo a eficácia e, principalmente, a eficiência do processo.
Seguramente, o planejamento é a fase mais importante para o gerenciamento, sendo o momento no qual será possível conhecer o problema a ser resolvido, analisar os requisitos, identificar os recursos necessários, estudar e definir as atividades que deverão ser executadas, além da forma que ocorrerá o monitoramento e controle do processo como um todo.
Por outro lado, a fase de monitoramento e controle deve persistir durante toda a execução do processo, visando a identificação antecipada de potenciais problemas e a tomada de ações corretivas antes que os problemas se tornem incontroláveis e comprometam o alcance dos objetivos planejados.
Portanto, cabe ao gestor considerar a utilização do ciclo PDCA, cujas fases podem ser relacionadas às fases do gerenciamento de processos.
E aí? Faz sentido? Podemos acabar com este dilema?
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Euler Gonçalves, mineiro de Belo Horizonte, especialista em Integração e Desenvolvimento e entusiasta por processos, atua como consultor em organizações, ministrando treinamentos e palestras nas áreas de conhecimento relacionadas com projetos, processos e gestão empresarial, participando da elaboração, implantação e gestão de projetos.