Os processos são ferramentas muitos importantes para gerenciar as rotinas e para a implementação de estratégias nas empresas. No entanto, ao definir processos, as pessoas devem evitar deixá-los muito abrangentes, pois isso pode excluir a identificação de muitos aspectos que impactam na eficácia e eficiência, além de comprometer o alcance de melhores resultados.
Ao mapear e definir um processo, as pessoas envolvidas devem ser específicas e focarem no resultado, serviço ou produto a ser entregue, sempre considerando as interdependências existentes.
É muito comum vermos a definição de um único processo que praticamente engloba as rotinas de um determinado setor. Isso seguramente não possibilitará o alcance dos melhores resultados, por causa da grande abrangência.
Como exemplo, definir um processo para o “departamento pessoal” será muito abrangente e abordará as rotinas do setor de forma bastante superficial, enquanto definir processos estrategicamente para as rotinas do setor como a seleção de candidato, admissão de funcionário, avaliação de desempenho, demissão de funcionário etc., será muito mais efetivo.
No mapeamento e definição de um processo devem ser identificadas características importantes como entradas, recursos, atividades, método, indicadores, stakeholders e as entregas que o processo deverá gerar.
Estas características podem variar de acordo com as próprias rotinas, sendo aconselhável um foco mais específico em cada rotina, evitando-se a visão abrangente por setor.
Desta forma, definir, monitorar e controlar processos mais específicos, considerando as interdependências existentes, poderá assegurar melhores resultados nas entregas de serviços e produtos de um setor, área ou da empresa como um todo.
E aí? Os seus processos são abrangentes ou específicos?
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Euler Gonçalves, mineiro de Belo Horizonte, especialista em Integração e Desenvolvimento e entusiasta por processos, atua como consultor em organizações, ministrando treinamentos e palestras nas áreas de conhecimento relacionadas com projetos, processos e gestão empresarial, participando da elaboração, implantação e gestão de projetos.
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