O Diagrama de Tartaruga é uma ferramenta muito eficaz para fazer um mapeamento, que é uma das atividades mais importantes na fase do planejamento de um processo.
Certamente, você já deve ter percebido, muitas vezes, que o resultado final de um determinado processo não foi realmente como planejado, pois foram entregues serviços ou produtos fora dos requisitos esperados.
Estas situações ocorrem porque o planejamento não foi realizado com a abrangência necessária, deixando de fora informações importantes que comprometeram a execução, o monitoramento e o controle das atividades, o que seguramente poderia ser evitado com a realização de um bom mapeamento daquele processo.
Agora, antes de continuar, é muito importante que você entenda o que vem a ser e para que serve o mapeamento, um recurso de extrema eficácia para a identificação de processos e para inová-los, continuamente, em busca de mais eficiência para o alcance dos objetivos.
Ao fazer o mapeamento dos processos, você cria as condições mais adequadas para a identificação das dependências e falhas de integrações entre as atividades relacionadas e as possibilidades de redução de custos. Além disso, você consegue ter o melhor entendimento dos processos realizados, possibilitando maior simplificação e, até mesmo, eventual substituição, para a obtenção de melhores resultados.
Na realização do mapeamento de processos, você deve aplicar um questionário nos setores envolvidos, com perguntas que provoquem as pessoas a pensarem nas principais etapas, observando a coerência das atividades executadas e uma forma de simplificá-las, otimizando os recursos e melhorando os resultados, porém, mantendo a qualidade dos produtos e serviços entregues.
Mas, lembre-se, este questionário deve ser aplicado nos principais stakeholders envolvidos, uma vez que com a ajuda deles será possível conhecer mais detalhadamente as peculiaridades do processo, além de provocar os participantes a analisarem pontos conflitantes e formas de melhorar a execução das atividades.
Nesta fase do planejamento, é aconselhável a utilização do Diagrama de Tartaruga, uma ferramenta que orienta a realização do mapeamento geral do processo, organizando informações em visões importantes e necessárias para a execução, monitoramento e controle do processo.
Então, vamos conhecer melhor as visões e os questionamentos propostos pelo Diagrama de Tartaruga:
Entradas: Quais são os materiais, informações, recursos ou requisições necessários para dar início ao processo?
Atividades: Como é o processo e quais são as atividades-chave que deverão ser realizadas?
Recursos: Quais são os materiais, equipamentos e conhecimentos específicos necessários para a execução do processo?
Stakeholders: Quem são as partes interessadas e quem executará e controlará as atividades do processo?
Método: Qual a metodologia mais eficaz e eficiente para realizar as atividades do processo?
Indicadores: Quais são os possíveis controles, medições e indicadores que podem assegurar a eficácia do processo?
Saídas: Quais são as informações, os resultados, os serviços e produtos a serem produzidos ou entregues pelo processo?
Englobando estas visões, ao ser usado como referência para o questionário utilizado no mapeamento, o Diagrama de Tartaruga auxiliará no entendimento do próprio processo, como dos fatores a serem considerados para executá-lo.
Ao final, as informações do mapeamento devem ser registradas em um documento, preferencialmente assinado pelos stakeholders-chave que contribuíram com o mapeamento e que participam ou participarão das atividades do processo.
E aí? Você já utiliza o Diagrama de Tartaruga para mapear seus processos? Comente aqui embaixo.
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Euler Gonçalves, mineiro de Belo Horizonte, especialista em Integração e Desenvolvimento e entusiasta por processos, atua como consultor em organizações, ministrando treinamentos e palestras nas áreas de conhecimento relacionadas com projetos, processos e gestão empresarial, participando da elaboração, implantação e gestão de projetos.
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